業務フローとは？ヒアリングで可視化が重要な理由
業務フローとは、ある業務が始まってから終わるまでの、担当者・作業・データの流れを時系列で可視化したもののことです。要件定義では、システム化する前の現状（As-Is）の業務フローを整理することが出発点になります。
As-Isと例外処理
現行の業務フローは、正常な流れ（申請→承認→処理完了）だけでなく、差し戻し・取消・遅延といった例外処理も含めて整理することが重要です。例外処理は口頭のヒアリングだけでは抜けやすく、現場の担当者に「うまくいかなかったときはどうしていますか」と具体的に聞くことで見えてきます。
可視化がヒアリングで重要な理由
業務フローを図にして依頼者・利用者に見せると、言葉だけでは気づかなかった認識のズレや、実は複数の部署をまたいでいた作業などが見つかりやすくなります。文章だけのヒアリングメモに比べ、担当者間で「ここが違う」と指摘してもらいやすいのが可視化の利点です。
よくある質問
業務フローはどのくらい詳しく書けばいい？
要件定義の初期段階では、担当者・作業・判断分岐が追える粒度で十分です。1つ1つの操作の細かい手順まで書き込むと時間がかかりすぎるため、システム化の対象になる部分を重点的に詳しくします。
業務フローとユースケースはどう使い分ける？
業務フローは現状の業務全体（人・書類・システムを含む）の流れを整理するのに対し、ユースケースはシステム化後に利用者がシステムをどう操作するかに焦点を当てます。業務フローで全体像を掴んだあと、システム化する部分をユースケースに落とし込む流れが一般的です。